L’externalisation du secrétariat est devenue une pratique répandue parmi les professionnels, révolutionnant l’entrepreneuriat en offrant des avantages multiples, accessibles aussi bien aux entrepreneurs débutants qu’à ceux déjà établis.
Quels sont les bénéfices de l’externalisation dans le domaine du télésecrétariat ?
La popularité de cette solution repose sur des arguments cruciaux, tous contribuant significativement à son crédit.
Confier la gestion du secrétariat à un prestataire permet des économies substantielles en ressources humaines, éliminant les formalités et démarches liées à l’embauche, ainsi que les coûts associés tels que les charges sociales et les congés payés.
De plus, cette pratique dispense de l’acquisition de ressources matérielles comme un local, des équipements informatiques, et des meubles. Cela convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas des moyens nécessaires pour gérer le secrétariat en interne.
Le télésecrétariat s’adapte aux besoins du professionnel, offrant la possibilité de recourir aux services des prestataires sur une période de surcharge ou d’urgence, tout en permettant une externalisation à long terme. Il offre également la flexibilité de choisir les missions à déléguer, alignées sur les stratégies et politiques de l’entreprise.
Une variété étendue de services et une amélioration significative de la productivité
Les prestataires proposent une variété étendue de services, couvrant les missions de secrétariat classiques ainsi que les nouveaux services nécessitant la maîtrise d’outils modernes, tels que le développement de sites web et le marketing par e-mail.
L’externalisation du secrétariat améliore l’image de l’entreprise en garantissant que les missions sont effectuées par des secrétaires compétents. Les clients bénéficient de réponses rapides et d’un accueil chaleureux et professionnel. De plus, l’utilisation de matériels performants permet au professionnel de se concentrer sur la gestion de son activité.
L’idée fondamentale de l’externalisation du secrétariat
L’externalisation du secrétariat consiste à déléguer sa gestion à un prestataire externe. Facilitée par les avancées technologiques des télécommunications et de l’informatique, cette pratique englobe des tâches essentielles telles que la réception du courrier, la gestion des communications téléphoniques, la rédaction de comptes rendus, et la gestion de l’emploi du temps.
Bien que le tarif moyen d’un télésecrétariat soit d’environ 45 euros par heure, les prestataires peuvent aussi être rémunérés en fonction du travail accompli, avec des majorations pour les missions urgentes.
Les responsabilités du télésecrétaire dans le contexte de l’externalisation du secrétariat
Le télésecrétaire peut travailler de manière indépendante ou au sein d’une entreprise de prestation de services. Malgré l’essor des moyens de contact variés, le téléphone demeure le canal le plus sollicité.
Tout comme le secrétaire classique, le télésecrétaire assure à distance des tâches de secrétariat telles que la permanence téléphonique, les tâches administratives, la gestion de rendez-vous et d’agenda, la relation client, et le service après-vente.
Certains prestataires se spécialisent même dans des domaines spécifiques, tels que le médical, le juridique, ou d’autres secteurs spécialisés, pour mieux répondre à la forte concurrence sur le marché.
Externaliser le secrétariat améliore l’efficacité de l’entreprise de plusieurs façons :
Une équipe dédiée de professionnels du secrétariat peut accomplir les tâches administratives de manière plus rapide et efficace.
En se libérant des tâches administratives, l’entreprise peut se concentrer sur ses activités principales, optimisant ainsi la gestion du temps.
L’entreprise profite des compétences et de l’expérience d’une équipe spécialisée en secrétariat.
En déléguant les tâches administratives à une équipe expérimentée, les entreprises renforcent la qualité de leur service client.